Digitalización de documentos. Qué es y guía fácil de aplicación

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Si hay un sector en las empresas que se asocia a la acumulación de papeleos esas son las gestorías y por eso la digitalización de documentos es clave a la hora de iniciar un proceso de transformación digital. A mí lo primero que me viene a la cabeza cuando se habla de las gestorías son las montañas de papeles encima de las mesas… Por eso en este artículo te quiero hablar sobre la necesidad de la digitalización de documentos en la empresa.

Cuando realizo el análisis del negocio lo primero que me fijo es en los papeles. Tengo fijación quizás pero es que eso de imprimir a lo loco no es ni productivo ni necesario. Además genera sensación de desorden y una pérdida de tiempo notable en comparación con la otra opción. Digitalizar documentos.

Sí, lo sé, puede que parezca un trabajo muy grande y te veas perdido a la hora de implantarlo en tu empresa así que vamos por partes…

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es llevar a lo digital los documentos que se manejan en toda empresa, facturas, contratos, expedientes…etc. Este cambio de formato en nuestra documentación tiene ventajas y requiere un proceso estructurado para que sea un éxito en tu empresa, pero lo más seguro es que, si lo realizas de forma correcta puede suponer un cambio muy grande en el día a día y rutinas de trabajo.

¿Por qué Digitalizar documentos?

No tener los documentos de la empresa en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Postponer esta tarea es algo que suele ocurrir a las empresas porque el simple hecho de pensar en cambiar una tarea nos acarrea cierta incomodidad. Lo esencial es que consideres prioritario realizar este proceso para poder gestionar la información de tu empresa de forma eficiente. Imagina (o no) que tienes toda tu documentación en papel… Cada vez que un cliente o proveedor te pida la copia de una factura, te levantas, la escaneas y la envías… Piensa. ¿Y si la tuvieras ya en una carpeta y tan solo tuvieras que hacer el envío? Mejor, ¿verdad?

En cuanto a la seguridad de tener tus documentos digitalizados puede parecer que están mejor en papel porque así ningún hacker accedería a ellos, o peor aún… no se perderían por error o problemas de otra índole… Mmm si ocurre un incendio o una inundación en tu despacho… ¿qué pasa con los papeles físicos? ¿No sería peor perderlos definitivamente? Tenerlos digitalizados te protege ante estos imprevistos y mejor aún, puedes tener dos copias en diferentes nubes y/o establecer diversos sistemas de seguridad informática, tanto para evitar la intrusión como la pérdida de datos. Desde luego, mucho más cómodo y seguro para todos.

Ventajas de la digitalización de documentos

Ya hemos hablado de los motivos principales de la digitalización de documentos pero vamos ahora a enumerar una serie de ventajas de hacerlo.

Mayor espacio en tu despacho

Al no tener que acumular archivadores ni cajas con documentos, dispondrás de más espacio en tu lugar de trabajo y no tendrás que preocuparte tampoco en perder el tiempo que requiere su organización física.

Acceso más rápido y fácil a los documentos

Al igual que explicaba antes, no vas a tener que levantarte cada vez que necesites revisar algún documento. Lo tendrás en un click por lo que si necesitas enviarlo podrás hacerlo también en cuestión de segundos.

Mayor seguridad

Puede parecer lo contrario pero realmente tus documentos están mucho más seguros en formato digital que en físico. Piensa que en formato digital tienes maneras de protegerlos a la vez que realizas diversas copias como seguridad ante cualquier tipo de eventualidad informática. También pensando en la documentación confidencial dentro de la empresa, se pueden establecer contraseñas para que ciertas personas accedan a la documentación, manteniendo así un control de acceso impecable.

Ahorro de costes

¿Has contado la cantidad de papel que gastas en tu negocio al año? Ahora, valóralo económicamente y piensa en una mejor forma de invertirlo.

Más ecológico

Pensando en la ecología no se me ocurre mejor motivo para digitalizar documentos en nuestras oficinas. Imprimir documentos debería realizarse solo con aquello que sea imprescindible.

Conservación de la documentación

La obligación de mantener nuestra documentación empresarial durante un período de 4 años puede darnos verdaderos dolores de cabeza entre archivarla, organizarla y al año siguiente destruir la más antigua. Esto, con documentación digitalizada se hace en un clic y no es tan necesario borrarla de inmediato ya que, como hemos dicho, no ocupa lugar físico.

Más productividad

La de veces que te levantas para ir al archivo y rebuscar entre papeles, la de veces que tienes que realizar escaneos por segunda y tercera vez para enviar documentos…. Todo eso, es tiempo perdido. Al digitalizar documentos, el escaneo lo realizas una vez y te ahorras ese tiempo para siempre evitando también distracciones y pérdida de concentración constante.

 

Cómo digitalizar documentos, paso a paso y formas de digitalización de documentos

Digitalizaación de documentos en 6 pasos

 

El temor de muchas empresas a la hora de implementar la digitalización es el agobio de pensar que es un proceso complicado y que implica mucho tiempo. Ante esto debes saber que si el proceso es adecuado no lleva tanto tiempo como piensas y además, si es algo en lo que no quieres pensar, puedes contratar externamente esta función beneficiándote mucho más.

El proceso se puede realizar en estos pasos:

    1. Organización de documentos.
    2. Pautas de escaneo y nomenclatura: es importante establecer pautas para identificar fácilmente la documentación escaneada, prefijo de cada documento según temática, carpeta de guardado etc. Lo importante es tener esta normativa en global para todos los documentos para no perderse luego a la hora de buscarlos.
    3. Extensiones de archivos escaneados: elegiremos también si la extensión del archivo escaneado será pdf, jpg, png u otros según nuestras necesidades.
    4. Eliminación de clips, grapas y cualquier elemento que impida su correcto escaneo.
    5. Digitalización y escaneado. Este proceso se realizará a través de escáneres de alta gama especializados para esta función.
    6. Validación: una vez escaneado se valida que esté todo correcto para su correcto archivado digital.

Donde almacenar documentos digitales

Onedrive, Drive, Dropbox… plataformas como estas te pueden ayudar a tener una copia en la nube de toda tu documentación digitalizada pero si vamos más allá y lo nuestro es el control te recomiendo tener los documentos principales en tu propio servidor o pc.

En cualquier pyme es imprescindible tener un servidor hacia el que se trabaje desde el resto de puestos de trabajo. Este servidor puede ser virtual o físico, aquí ya no voy a entrar porque da para otro post evaluar qué nos conviene más. Pero lo que sí quiero enfatizar es la necesidad de tener centralizados los documentos, no dejarlos en los ordenadores individuales de cada trabajador y sobre todo realizar copias hacia la nube y a mayores en un disco duro físico especial para copias de seguridad.

Recomiendo esto porque de esa manera, haya o no internet vamos a tener acceso a la información y en caso de que una de las copias en la nube falle siempre tendremos otra de repuesto. En otro momento hablaré más en concreto sobre los sistemas informáticos idóneos para trabajar con documentos digitalizados en cualquier empresa así como con documentos de trabajo directamente.

Lo importante es que sepas qué existen plataformas online y físicas para guardar y organizar toda tu información con la máxima seguridad y eficiencia.

Digitalizar documentos es la clave para una oficina libre de papel

Entrar en una gestoría y no ver montañas de papeles… ¿Raro verdad? Qué limpieza mental y qué limpieza física también. Cuando entro en una empresa cualquiera y veo tantos papeles pienso en lo mucho que están perdiendo su tiempo, en el agobio que supone para los empleados y en el ahorro en costes que se están perdiendo. Porque sí, esto no lo había nombrado hasta ahora pero el agobio mental que supone tener tantos papeles por ahí en cualquier parte se traduce en una eficiencia laboral más pobre que cuando tienes todo en orden y en tu mesa de trabajo hay cierta limpieza de documentos.

Sin duda empezar por digitalizar documentos y eliminar el papel en tu lugar de trabajo es una buena opción para empezar el proceso de digitalización de empresa.

Digitalización de facturas y firma digital

Al hablar de digitalización de documentos siempre me viene a la cabeza la digitalización de facturas y es que al venir del sector de la gestoría es el mayor cúmulo de papeles que solemos tener. También podemos digitalizar contratos y expedientes legales pero realmente con las facturas tenemos otra funcionalidad y es poder implementar la e-factura que es el sustituto legal y fiscal de la factura física. No cualquier factura que se envíe y reciba por medios electrónicos es válida como factura electrónica sino que además debe cumplir unos requisitos que en España se rigen por una normativa que puedes leer aqui.

En cuanto a la firma digital, su uso se ha extendido en los últimos años y sustituye a la firma real de cada uno de nosotros. Con esta firma puedes realizar trámites sin salir de casa, evitando así desplazamientos y pérdida de tiempo en esperas.

10 Beneficios de la Digitalización de documentos

10 beneficios concretos de la digitalización de documentos

  1. Ahorro de espacio al no tener que guardar físicamente la documentación con todo lo que ello ocupa.
  2.  Como los documentos se encuentran disponibles desde el propio ordenador, esto se traduce en un notable ahorro de tiempo.
  3. Ahorraremos en costes de forma significativa al no tener que hacer gasto en papel ni en tinta de impresora.
  4. Seguridad ya que siempre se dispone de copias de seguridad y a la vez puedes controlar con contraseñas el acceso a la apertura de los documentos.
  5. Disponibilidad inmediata en comparación con la documentación en papel que debemos localizarla en el espacio físico donde se encuentra, en el caso de la documentación digital podemos acceder a ella desde cualquier lugar, cosa que nos puede sacar de más de un apuro si nos encontramos en otro lugar y necesitamos trabajar con un documento en específico.
  6. Conservación de la información más eficiente y con más seguridad evitando posibles deterioros que sí ocurren en el formato papel.
  7. Distribución más rápida y fácil.
  8. Beneficio ecológico al evitar gasto de papel y tintas de impresoras.
  9. Productividad ya que evitamos distracciones y pérdida de la concentración al no tener que desplazarnos a localizar la información.
  10. Bienestar laboral que supone el tener nuestro lugar de trabajo más ordenado y organizado.

Digitalización de documentos y gestión documental posterior

Como en todo proceso de cambio, siempre hay varios pasos y fases por los que debemos pasar y en la digitalización de documentos en la empresa el primer paso es digitalizar documentos  y luego pasamos a utilizar dicha información de forma correcta, esto es, pasamos a la gestión documental.

Así que para simplificar tu visión general sobre la digitalización has de pensar en que primero has de realizar el proceso de digitalizar documentos y luego llega el momento de organizarlos y saber utilizarlos de forma correcta. Para esto debemos pensar en algún tipo de software y herramientas que nos ahorren tiempo de búsqueda, de archivado y de distribución de todos estos documentos.

Qué hacer después de la digitalización de documentos

Una vez escaneada la documentación se puede realizar la destrucción manteniendo medidas de seguridad pertinentes. En algunas empresas puede ser que exista información confidencial o sensible que convenga guardar en formato papel. En este caso requiere un estudio de estos casos en concreto y establecer unos protocolos y sistemas para guardar esta pequeña parte de la documentación de la empresa.

No nos olvidemos de las copias de seguridad de toda la documentación digitalizada. De esa forma siempre tenemos una copia a donde recurrir si tenemos cualquier imprevisto.

Debemos establecer pautas y accesos a todas las personas que manejan esta documentación. El proceso debe ser sencillo y todos en la empresa deben utilizarlo y guardarlo (si es el caso) con los mismos parámetros. De esa forma es más fácil su localización cuando realicen la consulta. No estaría mal involucrar al personal a la hora de establecer las pautas de organización y archivo para que puedan aportar ideas según su visión y primeros interesados en utilizarlo después.

En todo el proceso de digitalización de documentos nos será de mucha ayuda un gestor documental que nos permitirá mejorar el acceso y la consulta de la documentación, organizada y estructurada. Sin duda también nos podemos hacer con herramientas que nos permita realizar esta tarea y las búsquedas pertinentes con más facilidad y eficiencia. Como siempre digo, la tecnología la tenemos ahí. Tenemos que saber aprovecharla a nuestro favor!

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